Compensación en nómina por error ¿cuándo es válida y cuándo no?

Cuando la empresa comete un error y paga de más, ¿puede corregirlo descontando de la nómina? El Tribunal Supremo dice que sí… pero con matices. En tiempos de cambios de software, subrogaciones o errores contables, el Supremo aclara qué margen tiene la empresa para corregir nóminas sin intervención judicial.

En un entorno cada vez más automatizado y con cambios frecuentes en los sistemas de gestión laboral, no es raro que se produzcan errores en el cálculo de nóminas. ¿Qué sucede si la empresa detecta que ha abonado complementos o cantidades que no correspondían? ¿Puede recuperar ese dinero directamente? La Sentencia del Tribunal Supremo n. º 449/2025 lo deja claro: sí, pero solo si no hay controversia sobre la existencia de la deuda.

El caso: error contable tras una subrogación

Una empresa, tras asumir a trabajadores provenientes de otras compañías, modificó el sistema de nóminas. Este reajuste generó pagos en exceso a varios empleados, especialmente por el cruce entre pagas extras prorrateadas y no prorrateadas. Para corregirlo, la empresa comunicó que esos importes serían descontados progresivamente en los siguientes meses.

Los sindicatos llevaron el caso a los tribunales, considerando que esos descuentos constituían una autotutela empresarial ilegítima, es decir, que solo un juez podía determinar si había que devolver lo cobrado de más. Sin embargo, tanto la Audiencia Nacional como el Tribunal Supremo desestimaron la demanda.

¿Qué establece el Supremo?

Según la sentencia, la compensación unilateral es legal cuando:

• La deuda es líquida (se puede cuantificar),
• Vencida (el plazo para reclamar ha llegado),
• Y exigible (se puede reclamar legítimamente).

Y lo más importante:

•  No existe controversia razonable sobre si ese dinero debía devolverse o no.

Es decir, si no hay discusión real ni argumentos sólidos en contra, la empresa puede descontar lo pagado en exceso directamente de las nóminas.

Ojo con los matices!!

El Supremo distingue entre conflictos colectivos (como el planteado en este caso por los sindicatos) y conflictos individuales. La sentencia solo avala la compensación general cuando no hay oposición colectiva con base sólida.

Ahora bien, si un trabajador concreto plantea una discrepancia razonable sobre la cuantía o el motivo del pago indebido, entonces sí habría que acudir a juicio para exigir su devolución. Cada caso individual debe valorarse por sus propias circunstancias.

Lo que debes tener en cuenta como empresa

• Si identificas un error de pago, informa por escrito al trabajador antes de aplicar la compensación.
• Evalúa si existe base razonable para que el afectado pueda oponerse. Si la hay, consulta antes de actuar.
• Si se trata de un conflicto colectivo, asegúrate de que la reclamación no plantea argumentos jurídicos sólidos que impidan la compensación.
• Mantén siempre una trazabilidad documental clara: cuándo se detectó el error, cómo se calculó y cómo se notificó la corrección.

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.